Pourquoi et comment migrer vers une nouvelle plateforme LMS ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il existe un besoin de modifier le système de gestion de l’apprentissage d’une organisation. Les solutions actuelles peuvent être obsolètes, difficiles à utiliser ou trop complexes. Qu’est-ce qui doit être pris en compte lors du passage d’un LMS à un autre ?
Qu’est-ce qu’une migration vers une nouvelle plateforme LMS ?
Une migration LMS est une transition entre plateformes LMS. Cela inclut le déplacement de données tels que les utilisateurs et les progrès d’apprentissage, ainsi que la migration du contenu des cours. Le processus de transition d’un LMS existant vers une nouvelle solution peut être complexe.
Cependant, cela est nécessaire, car les systèmes actuels introduisent de nouvelles exigences en matière d’apprentissage et les entreprises reconnaissent la nécessité de moderniser les programmes d’apprentissage et de développement.
Par exemple, dans le cas où le suivi des progrès et des résultats devient trop complexe, il y a la nécessité d’un nouveau LMS qui fournit de meilleurs indicateurs et données en temps réel.
Quand faut-il commencer à chercher un nouveau LMS ?
La plupart des entreprises et organisations à la recherche d’une nouvelle plateforme LMS le font pour les raisons suivantes :
- Le LMS est difficile à utiliser, comporte trop de fonctionnalités inutiles et il devient difficile de former les utilisateurs à son utilisation.
- Le LMS qui est utilisé est trop cher et, à mesure que l’entreprise se développe, les coûts ne font qu’augmenter à mesure que de nouveaux utilisateurs se rajoutent.
- L’entreprise est une PME qui dispose d’un budget restreint pour la mise en place d’un LMS. Elle envisage donc de passer à un autre système de gestion de l’apprentissage.
Les étapes clés pour changer de plateforme LMS
Passer d’un LMS existant à une nouvelle solution innovante est le choix à prendre pour les entreprises qui désirent sérieusement suivre la formation et le développement. Cependant, ce processus n’est pas sans défis. Vous devez planifier la transition d’une manière qui soit plus facile pour vous et vos parties prenantes.
Étape n°1 : Définir le domaine problématique
Avant de passer à une nouvelle plateforme LMS, il est important de savoir pourquoi il y a besoin de changer. Cela aide à créer un plan de mise en place réaliste et à obtenir l’adhésion de la direction et des parties prenantes. Un nouveau LMS représente un investissement important, mieux vaut donc ne pas l’aborder à l’aveugle.
Comprendre le problème aide à comprendre les exigences LMS de votre nouvelle solution et aide à mener vos recherches plus efficacement. Pour clarifier les problèmes de Learning Management System au sein d’une entreprise, il est recommandé d’animer un atelier ou de transmettre une enquête aux utilisateurs actuels du LMS pour solliciter leurs remarques et commentaires.
Étape n°2 : Définir l'équipe de migration LMS
Selon la taille d’une entreprise, le contenu et les processus d’apprentissage peuvent être nombreux. L’objectif de la migration vers une nouvelle plateforme LMS est de transférer toutes les informations vers le nouveau LMS. Il n’y aucune obligation de repartir de zéro.
Former une équipe de migration pour simplifier le processus de migration peut être la solution. Il est préférable de répartir les rôles suivants pour votre équipe :
- Chef d’équipe : responsable du processus de migration et comprend exactement ce qui se passe et ce qui doit se produire.
- Gestionnaire de cours : gère toutes les données de cours disponibles.
- Administrateur de formation : comprend exactement quels sont les besoins en formation et ce que le nouveau système devrait apporter aux apprenants et aux formateurs.
- Architecte informatique : gère les aspects techniques tels que les données utilisateur.
Étape n°3 : Dresser une liste des attentes du nouveau LMS
Après l’atelier et la réunion d’équipe, notez toutes les exigences et attentes concernant une nouvelle plateforme LMS. Il faut essayer de les restructurer en fonction des objectifs commerciaux souhaités pour les atteindre.
Étape n°4 : Identifier les principaux défis techniques et effectuer des tests de faisabilité
Une fois les besoins identifiés, il est conseillé de mener une étude de faisabilité pour déterminer les défis de migration vers un nouveau LMS et les surmonter. Les défis les plus courants sont :
- Défis liés à la migration des données : puis-je migrer les données utilisateurs existants, les groupes d’utilisateurs, les cours, etc. ?
- Préparation à la mise en œuvre : les collaborateurs hésitent-ils à passer à un nouveau LMS ?
- Évaluation des compétences d’apprentissage de l’équipe : est-ce facile pour les collaborateurs, pour les administrateurs et pour les formateurs d’apprendre le nouveau système de gestion de l’apprentissage ?
- Gestion du flux de travail : comment le nouveau LMS peut-il être intégré aux processus existants ?
Il est nécessaire de discuter des défis identifiés avec le fournisseur LMS potentiel.
Étape n°5 : Réaliser la planification de la migration de données
Migrer les données est le processus le plus important lors du passage d’un LMS à un autre. Il est primordial de s’assurer qu’aucune donnée ne soit perdue au cours du processus.
Il serait dommage d’avoir une perte des connaissances accumulées, alors il est important d’impliquer tout le monde. Cela signifie de travailler avec le fournisseur LMS selon un processus répétitif. Ici, c’est savoir également comment le fournisseur LMS gère la migration des données.
Y a-t-il des frais à prévoir pour les services de migration ? L’ensemble du processus, ou au moins une partie de celui-ci, peut-il être automatisé ? Comment le service informatique doit se préparer à présenter clairement le processus ?
Étape n°6 : Comprendre les limitations et les exclusions
Certains contenus peuvent ne pas être convertibles. Le fournisseur LMS doit en être conscient. Il est donc important de savoir exactement quelles données et quels contenus peuvent être transférés. Il ne faut pas oublier que les flux de travail et autres processus métier doivent être restructurés autour de l’apprentissage et du développement.
Le nouveau LMS est différent de l’ancien LMS. Par conséquent, il faut s’attendre à ce que les différences dans les interfaces utilisateur et les technologies aient un impact sur la façon de travailler.
Ce qu'il faut retenir pour changer de plateforme LMS
Migrer vers une nouvelle plateforme LMS pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités, ou souhaiter une solution tout-en-un, la migration peut être difficile. La clé est de planifier, de comprendre les besoins et de communiquer clairement avec les fournisseurs potentiels.
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