Comment choisir sa plateforme LMS ?

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L’apprentissage en ligne gagne en popularité, et le nombre de personnes formées via cette méthode ne cesse d’augmente. La formation distancielle représente 27% de l’offre de formation des entreprises en 2023 selon le baromètre de l’ISTF.

Dans ce contexte, le Learning Management System (LMS) se positionne comme l’élément central d’une stratégie de formation digitale réussie. Ainsi, la mise en place d’une plateforme d’apprentissage en ligne, également appelée plateforme LMS, devient une étape incontournable. Mais qu’est-ce qu’une plateforme LMS exactement ? Quelles sont les caractéristiques propres à différentes plateformes e-learning ? Comment sélectionner la plateforme d’apprentissage en ligne qui correspond le mieux à vos besoins ? On vous dit tout !

C'est quoi une plateforme e-learning ?

Une plateforme e-learning – ou LMS, pour Learning Management System, peut se définir comme un portail web à double entrée.

Pour l’apprenant, c’est l’espace de formation qui lui permet d’accéder aux parcours mis à sa disposition.
Pour le formateur et l’administrateur, c’est l’outil qui permet le pilotage des formations digitales et hybrides, depuis leurs mises à disposition, jusqu’au suivi des statistiques d’utilisation.

La plateforme LMS doit donc répondre aux attentes de chaque partie prenante et faciliter la collaboration : utilisateurs finaux, services formations, formateurs terrain, service gestion des talents… Le LMS est donc la pièce maîtresse d’une stratégie de formation digitale réussie. Choisir son premier LMS, ou en changer, n’est donc pas un choix anodin !

Quels sont mes besoins ?

La première étape lors de sélection d’un LMS devrait toujours être d’interroger ses besoins. Réunissez les parties prenantes et posez-vous une première série de questions :

Quel est le profil des utilisateurs de ma plateforme ?
Combien seront mes utilisateurs ?
Dans quelle situation vont-ils l’utiliser ? Sur quel appareil ?
Mon équipe dispose-t-elle de compétences techniques pour déployer et exploiter n’importe quel type de LMS ?

Prenez ensuite le temps d’étudier votre stratégie actuelle de formation. Comment fonctionne-t-elle ? Comment sont organisées vos formations ? Avez-vous besoin de certaines fonctionnalités ou modalités très particulières ?

Commencez par répondre à ces questions à partir de l’existant, mais essayez de ne pas vous y limiter. Projetez-vous dans quelques années, pour choisir une plateforme qui pourra vous accompagner sur la durée.

Ces réponses ne permettent pas, à elles seules, d’arrêter votre choix, mais vous aideront à affiner votre réflexion sur chacun des points suivants.

Les avantages d'une plateforme LMS

Une plateforme e-learning présente une multitude d’avantages stratégiques :

Expérience utilisateur : offre une interface conviviale et un accès facile aux contenus personnalisés, améliorant ainsi l’expérience d’apprentissage.
Création de parcours et modalités de Formation : permet la conception flexible de cours interactifs, intégrant divers types de contenus pour une gestion centralisée des ressources pédagogiques.
Suivi des données : fournit des tableaux de bord intuitifs et des rapports détaillés pour évaluer les progrès individuels, l’engagement des apprenants, et mesurer l’efficacité des modules de formation.
Interopérabilité : facilite l’intégration avec d’autres outils, prend en charge des normes telles que SCORM, et permet l’import/export de données pour une gestion harmonieuse des systèmes.

L’expérience utilisateur

Vos utilisateurs peuvent passer beaucoup de temps sur votre plateforme : offrez leur la meilleure expérience possible ! Préférez une plateforme avec une interface intuitive et fluide, que ce soit pour les utilisateurs finaux ou pour les administrateurs et formateurs.

Prêtez attention aux détails : Est-il facile de naviguer d’un espace à l’autre ? Les différentes actions sont-elles explicites ? Vos utilisateurs verront et utiliseront votre plateforme avant même de voir vos formations. Une ergonomie efficace est donc une clef pour éviter un premier contact négatif.

Votre plateforme de formation doit être accessible à l’ensemble de vos utilisateurs, favorisant ainsi la collaboration. Prenez donc le temps de vous renseigner sur les aménagements possibles de la plateforme, ainsi que sur le respect des normes d’accessibilité pour le WEB, notamment les Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) et le Référentiel général d’accessibilité pour les administrations (RGAA).

Au-delà de cet aspect fonctionnel du design et de l’ergonomie, la dimension graphique et visuelle a aussi son importance. Une plateforme LMS à l’apparence soignée, avec votre identité graphique et votre image de marque aura toujours plus de succès qu’un environnement froid ou générique – vos utilisateurs s’y sentiront chez eux.

Avec le développement du Mobile Learning et la variété des canaux d’accès aux plateformes, un LMS doté d’une interface responsive design est devenu incontournable. Certaines plateformes proposent même une application mobile dédiée à l’utilisation sur smartphone, disponible sur les stores !

Parcours et modalité de formation

La composition de parcours de formation est une dimension clef des LMS. Leur rôle est de pouvoir proposer aux utilisateurs des parcours adaptés à leurs besoins, composés généralement de plusieurs ressources.

Les plateformes permettent généralement de composer les parcours à partir de ressources standards : des vidéos, des fichiers .Pdf, des quiz et des modules de formations e-learning, majoritairement publiés en respectant la norme SCORM. Ce socle étant partagé, ce n’est pas sur cette base que vos choix pourront être affinés. Il va falloir se pencher sur les détails :

Quels sont les modalités de quiz proposées ? Par exemple, si vous enseignez des concepts mathématiques, il est préférable que la plateforme offre la possibilité de créer des questions basées sur des formules.
Comment peut être gérée l’individualisation des parcours, si nécessaire ?
La plateforme permet-t-elle d’accueillir des formats de ressources différents, si vous en aviez besoin ?
L’apprenant peut-il facilement suivre sa progression dans son parcours ?
La plateforme permet elle la création de contenu directement sur le logiciel LMS ?
Peut-elle héberger vos propres vidéos ?

En outre, ne négligez pas la face administration et le système de gestion. La richesse offerte pour construire des parcours variés aux utilisateurs ne doit pas se faire au détriment de la facilité d’utilisation pour les administrateurs. Assurez-vous donc que déployer un parcours, y inscrire des utilisateurs et le piloter sur la durée soit simple et fluide.

Suivi des données et statistiques

Sur un LMS, vous pouvez suivre la progression des utilisateurs, tout au long de leur parcours. Où en sont-ils ? Quels sont leurs résultats ? Quand – et comment – consultent-ils les formations ?

Ces données peuvent être utiles tant à l’échelle individuelle ou du petit groupe. Elles permettent aux formateurs ou aux managers de suivre au plus près les utilisateurs, pour les accompagner dans leurs formations qu’à l’échelle globale, pour mesurer les consultations de l’ensemble de vos parcours…

Pour que ces données soient réellement exploitables, il est important que leur accès sur la plateforme soit simple, et qu’elles subissent un pré-traitement automatique. Intéressez-vous donc aux tableaux de bord, aux rapports, aux KPI, à leur degré de personnalisation. Interrogez les personnes concernées, demandez-leur les données qu’elles souhaiteraient avoir à disposition, et vérifiez si la plateforme peut vous l’apporter.

L’interopérabilité

La plateforme de formation n’est en règle générale qu’une des briques au sein de l’écosystème applicatif de l’entreprise. Afin d’en optimiser l’usage, il est donc important de se pencher sur les connexions possibles avec le reste de vos outils, comme le SIRH, pour y inscrire automatiquement vos utilisateurs, ou votre outil de visioconférence, pour intégrer des classes virtuelles aux parcours de formation.

Posez-vous donc cette série de questions : Avec quoi mon LMS doit-il se connecter ? La prise en charge de la mise en place d’un SSO est-elle possible ? L’éditeur de la plateforme peut-il m’accompagner dans ces démarches ?

Les fonctionnalités différenciantes

Si tous les LMS proposent le même cœur de fonctionnalités – mises à disposition de contenu, structuration de parcours, suivi des statistiques, créer des évaluation…, ils peuvent se différencier par des lots de fonctionnalités beaucoup ciblés. En dresser une liste exhaustive serait impossible, mais il est possible d’en citer quelques-uns :

La dimension sociale : certains LMS intègrent la possibilité pour les utilisateurs de dialoguer entre eux, via des chats, un messagerie privée ou forum de discussion, ou encore de commenter les formations mises à leur disposition.
La gestion du présentiel, avec la gestion des salles et des attestations de présences.
Un système de gestion de la classe virtuelle, généralement via l’interconnexion avec des outils tierces
La dimension ludique, avec un système de trophées et de niveaux valorisants les actions de l’utilisateur sur la plateforme.
La possibilité de création de contenu avancé directement sur la plateforme – on parle alors de LCMS, ou de LMS avec outil auteur intégré.
L’intégration d’un espace Gestion des Talents, avec un suivi des compétences à acquérir par vos utilisateurs.
La présence d’un catalogue et d’un système de paiement, si vous souhaitez commercialiser vos formations.
La présence d’une assistance technique, pour vous assister en cas de difficulté.
La possibilité d’une phase d’essai gratuit pour vous faire une idée en temps réel des fonctionnalités de la plateforme

Prenez le temps, pour chacune de ces fonctionnalités, de réfléchir à leur usage et leur pertinence en fonction de votre contexte, de votre secteur d’activité et de votre budget (le prix à son importance). Vous pourrez ensuite affiner cette réflexion si ces fonctionnalités sont proposées par des LMS qui vous intéressent et faire le bon choix.

Quels sont les différents types de plateformes LMS ?

Plusieurs centaines de plateformes e-learning (Learning Management System) sont présentes sur le marché mondial. Il est possible de répartir l’offre LMS en deux grandes catégories : les plateformes Open Source et les plateformes propriétaires. Petit point sur l’offre existante pour vous aider à choisir la meilleure plateforme e-learning ou LMS (Learning Management System).

Les plateformes LMS Open Source

Les plateformes LMS Open Source sont développées, testées et mises à jour via une collaboration ouverte : le code source du LMS est accessible à tous. Si le choix d’une plateforme Open Source permet d’économiser sur le coût de la licence d’utilisation, de gagner en flexibilité et en autonomie, il nécessite d’avoir une équipe capable de gérer, maintenir et exploiter la solution. En effet, les plateformes Open Source, comme Moodle par exemple, sont performantes, mais elles demandent un gros effort d’administration – ou nécessitent de faire appel à un prestataire dédié.

Les plateformes LMS propriétaires

Les plateformes LMS propriétaires sont des outils développés par une entreprise, qui est propriétaire du code et qui met la plateforme à disposition de ses clients, généralement en SaaS. La structure des coûts est différente pour les plateformes propriétaires, pour lesquelles vous paierez généralement un coût par utilisateur, ou un forfait d’exploitation de la licence.

Etudier le prix total de possession, en prenant en compte l’ensemble des paramètres (mise en place, frais de transaction, formation, licence, support, nombre d’utilisateurs, évolution, mise à jour…) est donc capital pour choisir la plateforme qui vous convient et identifier les coûts cachés.

Evolution de vos besoins

Vos besoins peuvent évoluer au fil des années, tout comme votre environnement technique. Peut-être avez fait l’impasse sur certaines fonctionnalités qui pourraient devenir nécessaires à l’avenir – et ce n’est pas grave, on ne peut pas tout prévoir !
Interrogez-vous donc sur le caractère évolutif de votre plateforme. L’éditeur prévoie-t-il de développer de nouvelles fonctionnalités régulièrement et seront-elles accessibles à vos utilisateurs ? A-t-il une roadmap qu’il peut vous partager ? Pouvez-vous lui adresser des besoins spécifiques ? Parce que vos besoins – et le secteur de la formation en général – ne sont pas figés, votre plateforme ne doit pas l’être non plus !

Sécurité, support et accompagnement

A l’heure du RGPD, l’hébergement des données utilisateurs en Europe est pour beaucoup un impératif. C’est un point que vous pouvez préciser auprès des éditeurs de LMS. Profitez-en pour les interroger sur la disponibilité de leur solution (le pourcentage du temps pendant lequel les services sont disponibles, en sachant qu’une disponibilité de 100% est illusoire) et sur les moyens mis en œuvre pour vous apporter au quotidien un support réactif.

Comment se lancer : le choix de votre plateforme d'apprentissage en ligne

Vous vous êtes posé toute une série de questions, vous savez – au moins dans les grandes lignes – ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas. Vous êtes maintenant prêt à la recherche du LMS répondant à vos critères.

Nous vous conseillons de commencer par réaliser une short-list de solutions pouvant vous correspondre. Vous pouvez le faire à partir de simples recherches en ligne, en vous appuyant sur des benchmarks régulièrement réalisés par des acteurs du secteur (FFOD ou Fefaur par exemple) ou en vous renseignant sur les plateformes utilisées par des organisations ayant des besoins similaires aux vôtres.

Vous pouvez ensuite prendre contact avec les sociétés distributrices de LMS ayant retenu votre attention. Les éditeurs proposent généralement des sessions de démonstration et peuvent vous ouvrir un accès bac à sable et vous proposer un essai gratuit pour tester la solution.

3 étapes primordiales quand on choisit sa plateforme

A ce stade, nous vous préconisons de fonctionner en 3 étapes :

Une première démonstration générale de la plateforme, que vous pouvez orienter à partir du cahier des charges que vous avez élaboré ;
Une phase de découverte pendant laquelle vous expérimentez vous-même, dans l’espace de test grâce à un essai gratuit. Prenez alors le temps de tester les fonctionnalités principales dans différentes conditions (ordinateur, téléphone). Mettez-vous dans la peau d’un utilisateur classique, d’un formateur et d’un administrateur.
Une seconde démonstration, que vous pilotez vous-même. Demandez à l’éditeur de la solution d’éclaircir certains points. Précisez ce qui vous a posé questions pendant l’expérimentation, centrez l’échange sur vos besoins et votre problématique.

Pour l’ensemble de cette phase de sélection – et même en amont pendant la définition des besoins – vous pouvez choisir de vous faire accompagner par une entreprise spécialisée, qui vous apportera expertise et conseil pour sélectionner la meilleure plateforme.

Quelle est la meilleure plateforme e-learning : comparatif

Afin de déterminer la plateforme LMS la plus adaptée à vos besoins, il est crucial de comprendre les diverses fonctionnalités offertes par les acteurs du marché. C’est pourquoi nous avons élaboré un tableau comparatif mettant en avant 4 acteurs majeurs : 360 Learning, Talent LMS, Docebo et LMS Upility by Callimedia.

Critères	360 Learning	Docebo	Talent LMS	LMS Upility
Interface utilisateur	Moderne et convivial	Esthétique et intuitive	Convivial et intuitive	Simple d’utilisation et ergonomique
Fonctionnalités clés	Collaboration	création de contenus	suivi des statistiques	Formation mixte
Support Technique	Assistance en ligne	support par e-mail	Assistance 24/7	centre de connaissances
Flexibilité et Évolutivité	Adapté aux besoins changeants	évolutions fréquentes	Évolutif avec une architecture flexible	Évolue avec la croissance de l’entreprise
Outil de Communication intégré	Possibilité de communication collaborative	Plateforme favorisant la communication sociale	Options de communication intégrées	Fonctionnalités de communication intégrées
Fonctionnalités Statistiques	Suivi des statistiques avancées	Rapports avancés sur l’apprentissage	Rapports détaillés sur l’engagement	Statistiques et rapports complets

Mise en place de votre plateforme e-learning

Après avoir choisi la plateforme e-learning qui vous correspond, une phase de mise en place et prise en main de l’outil débute. Cette étape cruciale implique la configuration initiale de la plateforme en fonction de vos besoins spécifiques. Il s’agit également d’orienter les utilisateurs vers une utilisation optimale en fournissant une formation sur les fonctionnalités clés. La communication transparente et la documentation détaillée jouent un rôle essentiel pour garantir une transition fluide vers l’utilisation quotidienne de la plateforme. La collaboration entre les équipes internes et le support technique peut grandement faciliter cette phase, assurant ainsi une intégration efficace et le plein potentiel de votre solution LMS.

Il est donc important de prendre en compte ces différents aspects au cours du choix (formation à l’outil, facilité de prise en main de la plateforme, autonomie au démarrage…), afin de maximiser les avantages de votre plateforme e-learning.

LMS UPILITY®, une plateforme e-learning innovante

Chez Callimedia, nous avons développé notre propre plateforme LMS, nommée LMS UPility®. Forte de plus de 20 ans de recherche et développement dans le domaine de l’e-learning, LMS UPility® est utilisée par de nombreux clients (ETI, PME-PMI et grands groupes), soit plus de 90 000 utilisateurs en France et à l’étranger. LMS UPility® est un outil e-learning innovant, proposé en marque blanche.

Une plateforme e-learning facile à utiliser

LMS UPility® est une plateforme de formation en ligne très performante, pensée pour faciliter la vie des administrateurs et des apprenants. Dotée de bases graphiques abouties et d’une ergonomie simple, il est facile de la prendre en main et de l’utiliser à pleine capacité.

La plateforme LMS UPility® est accessible en ligne sur tous les supports : ordinateur, tablette ou smartphone. Donnez ainsi vie à vos formations, que vos apprenants soient sédentaires ou nomades !

LMS UPility® permet une autonomie totale d’utilisation. En effet, les administrateurs peuvent accéder facilement et de façon intuitive, à tous les paramètres, dont l’outil auteur intégré pour diffuser et suivre leurs formations en ligne. Munie également d’un tableau de bord très performant, elle offre un accès à des statistiques détaillées et globales.

Une personnalisation adaptée à chaque projet

LMS UPility se distingue par sa flexibilité et sa capacité de personnalisation, offrant une expérience unique à chaque utilisateur. En tant que plateforme développée en marque blanche, vous avez le pouvoir de personnaliser entièrement votre environnement e-learning selon vos besoins spécifiques. Créez un univers de navigation à votre image, permettant à vos apprenants de s’identifier pleinement. Avec la possibilité d’ajouter votre logo, d’harmoniser les couleurs à votre charte graphique, de choisir un fond d’écran personnalisé, de modifier votre avatar et de personnaliser l’affichage du tableau de bord et des modules, UPility vous offre une palette variée pour exprimer pleinement votre identité de marque.

Une offre accessible pour toutes les entreprises et tous les budgets

LMS Upility® vous permet de gérer facilement vos formations e-learning quelle que soit la taille de votre entreprise (ETI, PME-PMI, Grands groupes). En effet, selon votre stratégie et votre effectif, vous pourrez utiliser votre plateforme LMS Upility® de façon différente.
Vous aurez la possibilité d’intégrer votre univers à l’interface graphique pour une meilleure visibilité de votre identité ; de créer des organisations indépendantes pour former vos filiales ou partenaires externes ; de déployer des modules de jeux en ligne tel que le Quiz Challenge® pour challenger vos collaborateurs ; d’ouvrir des classes virtuelles pour répondre au besoin du télétravail…

Cette plateforme offre diverses options pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous avez la possibilité d’acheter des formations préétablies sur catalogue, offrant une solution clé en main pour un accès immédiat à un ensemble de contenus diversifiés. Si vous préférez une approche plus modulable, la location de la plateforme est une alternative, offrant une flexibilité temporelle tout en vous permettant de bénéficier des fonctionnalités complètes du LMS UPility. Enfin, pour ceux qui souhaitent une solution plus pérenne, l’option d’achat de la plateforme vous offre une propriété complète et la liberté de personnaliser votre environnement e-learning de manière approfondie. Quel que soit votre budget ou vos préférences, LMS Upility propose des solutions adaptées pour vous accompagner dans la réalisation de vos objectifs de formation.

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